3.2 Функции отдела. 1. обеспечение приема, учета и регистрации входящей корреспонденции, в том числе телетайпных сообщений, телефонограмм, факсограмм, систематизация входящей корреспонденции в разрезе самостоятельных структурных подразделений Инспекции и своевременная передача исполнителям. 2. учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, включая проверку правильности оформления необходимых реквизитов исходящих документов. 3. обработка и распределение поступающих документов, в том числе обращений, жалоб и заявлений граждан, предназначенных для рассмотрения руководителем Инспекции и его заместителями, подготовка проектов резолюций в соответствии с установленным распределением обязанностей, учет данных поручений и направление их исполнителям. 4. обеспечение регистрации приказов, распоряжений Инспекции; договоров, соглашений, контрактов, заключаемых Инспекцией с другими ведомствами, организациями и учреждениями. 5. обеспечение контроля за выполнением в установленные сроки поручений руководителя Инспекции и его заместителей; выполнением приказов, распоряжений, решений Коллегии и других нормативных актов Министерства и Управления; своевременным исполнением документов, поставленных на контроль руководством Управления и Инспекции. 6. систематический анализ исполнения документов и поручений в Инспекции, подготовка информационно-аналитических и статистических материалов руководству Инспекции, разработка предложений по улучшению исполнительской дисциплины и совершенствованию организации контрольной работы. 7. обеспечение систематического контроля за исполнением поручений по обращениям, жалобам и заявлениям граждан, подготовка информационно-аналитических и статистических справок о состоянии работы с гражданами руководству Инспекции. 8. обеспечение работы приемной Инспекции и организация личного приема граждан руководителем Инспекции и его заместителями. 9. обеспечение приема, регистрации и отправки корреспонденции по электронной почте, включая рассылку документов с применением средств криптографической защиты документов с пометкой « Для служебного пользования ». 10. ведение и систематическая корректировка телефонного справочника Инспекции. 11. организация работы архива Инспекции в соответствии с законодательством и методическими рекомендациями учреждений Федеральной архивной службы России, ведение текущего архива документов. 12. разработка номенклатуры дел Инспекции, обеспечение хранения дел и оперативного использования служебной информации. 13. обеспечение контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями Инспекции дел, подлежащих сдаче в архив, проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве.